Persondataforordningen

General Data Protection Regulation (GDPR)

Hvad ved vi om dig, og hvad bruger vi det til?

Først og fremmest opbevarer vi kun personhenførbare data om de borgere, der har tilmeldt sig til at benytte bibliotekets tilbud. Man er altså ikke automatisk med i bibliotekets database. Man skal aktivt melde sig ind som låner enten ved personligt fremmøde eller via vores hjemmeside med nemID.
Du kan til enhver tid anmode om at blive ”glemt” og udmeldt fra biblioteket. Alle data fjernes når eventuelle udeståender er afviklet (skyldige gebyrer eller ikke-afleverede materialer). Du kan derefter kun benytte det fysiske bibliotek i betjent åbningstid, og du mister adgang til det selvbetjente bibliotek, udlån og biblioteksbetalte internet-baserede tjenester (f.eks. Filmstriben, Netlydbog, biblioteksbetalte databaser).
Man skal være ansat på biblioteket for at få adgang til vores data om dig.
Vi udveksler kun data med andre kommunale systemer i forbindelse med en konkret sag, f.eks. erstatning eller inddrivelse, og der udveksles kun data relevante for sagsbehandlingen.
 
Som låner på biblioteket har vi behov for en række informationer fra dig for
  • at holde styr på de materialer, du låner
  • at du kan bruge vores hjemmeside og udlånsautomater
  • at vi kan kontakte dig om reserveringer eller aflevering af dine lån.

Det er bibliotekets administrative system, Cicero, der opbevarer oplysningerne.
Når du anvender hjemmesiden, kan du via login få adgang til at se og ændre en del af dine personlige informationer i Cicero.

Fysisk opbevares informationerne på sikrede datacentre i Danmark, og adgangen hertil fra Cicero, hjemmeside og udlånsautomater foregår via krypterede linjer.

Nedenfor er et eksempel på lånerbilledet i Cicero, og en nærmere forklaring på de enkelte felter

Lånernummer - tilfældigt genereret nummer, Cicero benytter til at identificere dig.

CPR-nummer – henter din adresse fra CPR-registret og opdaterer automatisk, hvis du flytter. Skal bruges til at låne materialer og til adgang til det åbne bibliotek.

Fraværsperiode - en periode, hvor du ikke ønsker at få opfyldt reserveringer.

Du kan selv angive perioden via hjemmesiden.

Navn - dit navn, som det står på dit sundhedskort.

Fødselsdato - bruges i forbindelse med udregning af gebyrstørrelser samt til at sikre, at du er gammel nok til at låne bestemte materialer.

c/o navn og adresse - aktuel kontaktadresse.

Telefon - her kan angives flere telefoner, både fastnet, mobil og mobil (notif).

Det sidste bruges til at sende SMS om reserveringer og afleveringsfrist.

Mobil (notif) kan ændres via hjemmeside.

E-mail og E-mail (notif) - E-mail (notif) bruges til at sende mail om reserveringer og afleveringsfrist.

E-mail (notif) kan ændres via hjemmeside.

Blokeret d. - dato for aktivering af blokering.

Blokeringsårsag - Grunden til, at du ikke kan benytte biblioteket. Typisk grundet gebyrer eller at lånerkortet er stjålet.

Lånergruppe - har betydning for, hvor længe du kan låne materialerne, samt om du modtager påmindelser eller gebyrer.

Tilhørsfilial - er det sted, du vil hente reserverede materialer. Den kan ændres via hjemmeside.

Kommunenr. - er din bopælskommune og anvendes til statistik og angiver, om du har ret til at bruge vores netmedier.

Sprog – vi bruger dansk.

Lånerid - her lister vi de forskellige kort, du kan bruge til at låne. F.eks. sundhedskort. PIN-koden er altid anonymiseret.

Intern note - kan kun ses af personalet, og anvendes f.eks. i forbindelse med blokeringer, hvis et glemt sundhedskort opbevares på biblioteket.

Note til låner - udskrives på de "opgørelse af mellemværender", der sendes i forbindelse med manglende afleveringer af materialer.

Udlån - dine aktuelle udlån. Din udlånshistorik slettes 30 dage efter aflevering eller betaling af mellemværende.

Reserveringer - oversigt over dine reserveringer. Slettes når et reserveret materiale er udlånt til dig, eller selve reserveringen er slettet.

Mellemværende - viser, hvis du mangler at betale gebyrer eller regninger. Slettes 30 dage efter mellemværendet er afviklet.

Beskeder - er en oversigt over afsendte SMS og E-mails. Beskedens indhold slettes efter 30 dage, men oversigten over, at der har været sendt en besked bevares.

---------

Særlige grupper


Udover ovenstående oplysninger har vi særlige lister over bruger-grupper eller interessegrupper. Du er kun med i disse lister, hvis du har bedt om det.
Biblioteksklubben kUglen giver dig adgang til direkte information om vores aktiviteter, men også særlig rabat hos udvalgte samarbejdspartnere. Vi opbevarer navn, adresse, e-mailadresse og telefonnummer. Kun  bibliotekets ansatte har adgang til denne liste.


Læsekredse er lister for særlige interessegrupper. Vi opbevarer Låner-kortnummer/CPR-nummer, navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse. Bibliotekets ansatte har adgang til denne liste.

Adgangskontrollen til det selvbetjente bibliotek

I forbinAdelse med brugen af det selvbetjente bibliotek skal du legitimere din ret til at bruge det ved at indlæse dit sundhedskort. Herefter gives du adgang til biblioteket.
Adgangskontrollen gemmer registreringen af dit CPR-nummer og tidspunktet for registreringen. Disse oplysninger gemmes i 14 dage i tilfælde af, at vi får brug for at kunne påvise, hvem der har haft adgang til biblioteket på et givent tidspunkt. Kun bibliotekets personale har adgang til disse logfiler, og der ”kigges i loggen”, når der har været en hændelse.

Video-overvågning

Bibliotekerne er video-overvåget. Dette sker for at biblioteket skal kunne dokumentere en hændelse, men også som en forebyggende foranstaltning. I tilfælde af en hændelse kan data deles med kommunale myndigheder f.eks. SSP, kommunens sikkerhedsansvarlige og/eller politiet.
Data opbevares i videoserveren i 30 dage. Kun bibliotekets personale har adgang til disse optagelser og kun på direkte anmodning fra en leder.

Billetter via vores hjemmeside

De oplysninger, man har oplyst i forbindelse med et køb eller en reservation til et arrangement gemmes hos  Place2Book i 5 år.

Princh

Alle printerjobs og betalinger via Princh er krypterede. Gemte data opbevares max. 24 timer.